1Pendahuluan

1.1 Tentang APKAS

APKAS (Aplikasi Kas) adalah sistem manajemen keuangan berbasis web untuk GKKD Palangka Raya. Aplikasi ini dirancang sebagai Progressive Web App (PWA) yang dapat diakses melalui browser di komputer maupun ponsel, dan dapat dipasang sebagai aplikasi di layar utama perangkat.

APKAS mencakup pengelolaan:

• Persepuluhan jemaat
• Tabungan Valuta Asing
• Laporan keuangan dalam format PDF dan Excel

1.2 Cara Mengakses Aplikasi

Buka browser (Chrome, Firefox, Safari) dan masukkan alamat URL yang telah diberikan administrator. Halaman login akan ditampilkan secara otomatis.

1.3 Memasang di Ponsel (PWA)

APKAS dapat dipasang sebagai aplikasi di ponsel sehingga terasa seperti aplikasi native:

1. Buka aplikasi di browser Chrome (Android) atau Safari (iPhone).
2. Android: Ketuk tombol menu (⋮) → pilih "Tambahkan ke layar utama".
3. iPhone/iPad: Ketuk tombol berbagi (kotak dengan panah atas) → pilih "Add to Home Screen".
4. Aplikasi akan muncul di layar utama dengan ikon APKAS.

2Login dan Keluar

2.1 Masuk ke Aplikasi

1. Buka halaman aplikasi di browser.
2. Klik tombol "Masuk dengan Google" dan pilih akun Google yang telah didaftarkan administrator.
3. Jika berhasil, Anda akan langsung masuk ke halaman Dashboard.

2.2 Keluar dari Aplikasi

Untuk keluar, gulir sidebar ke bawah dan klik tombol "Keluar" yang terdapat di bagian bawah menu navigasi. Sesi akan berakhir dan Anda akan diarahkan kembali ke halaman login.

2.3 Sesi Otomatis Berakhir

Demi keamanan, sesi login akan otomatis berakhir setelah 8 jam tidak aktif. Jika halaman tiba-tiba menampilkan halaman login, itu berarti sesi Anda telah habis — silakan login kembali.

3Antarmuka Aplikasi

3.1 Bilah Atas (Topbar)

Bilah atas (topbar) aplikasi APKAS

Bilah di bagian paling atas layar berisi, dari kiri ke kanan:

• Menu hamburger (☰) untuk menampilkan Sidebar
• Logo dan nama aplikasi
• Ikon Panduan Aplikasi
• Toggle terang/gelap
• Nama dan role pengguna yang sedang login
• Avatar/simbol user

3.2 Sidebar Navigasi

Sidebar adalah panel menu di sisi kiri. Di ponsel, sidebar tersembunyi dan dapat dibuka dengan mengetuk tombol ☰. Di layar lebar, sidebar selalu terlihat.

3.3 Mode Gelap

Aplikasi mendukung dua tema tampilan. Klik ikon matahari/bulan di sudut kanan atas topbar untuk beralih. Preferensi tema tersimpan secara otomatis di perangkat Anda.

4Peran Pengguna (Role)

APKAS menerapkan sistem kontrol akses berbasis peran. Setiap pengguna memiliki salah satu dari tiga peran berikut:

4.1 Tabel Hak Akses Lengkap

5Dashboard

Dashboard adalah halaman utama yang ditampilkan setelah login. Dashboard memberikan ringkasan kondisi keuangan gereja secara sekilas.

5.1 Kartu Saldo Kas

Bagian paling atas menampilkan empat kartu saldo kas secara berdampingan. Masing-masing kartu dapat diklik untuk langsung menuju halaman transaksi terkait.

5.2 Tabungan Valuta Asing

Menampilkan saldo terkini setiap rekening valuta asing yang aktif. Klik kartu untuk menuju halaman detail Tabungan Valuta Asing.

5.3 Statistik Bulan Ini

Dua kartu statistik menampilkan posisi terakhir pemasukan dan pengeluaran bulan berjalan.

5.4 Transaksi Terakhir

Menampilkan 8 transaksi kas gereja terbaru. Klik salah satu item untuk membuka form edit transaksi tersebut.

6Kas Utama — Transaksi

Menu Transaksi adalah inti pencatatan pemasukan dan pengeluaran kas operasional gereja.

6.1 Melihat Daftar Transaksi

Halaman Transaksi menampilkan:

• Saldo kas gereja terkini di bagian paling atas.
• Filter berdasarkan Bulan, Tahun, dan Tipe (Pemasukan / Pengeluaran / Semua).
• Ringkasan total pemasukan, pengeluaran, dan selisih periode yang dipilih.
• Daftar seluruh transaksi sesuai filter yang aktif.

6.2 Menambah Transaksi Baru

1. Klik tombol "+ Tambah" di pojok kanan atas, atau tombol "+" biru di pojok bawah kanan.
2. Form akan muncul dari bawah layar.
3. Tentukan jenis transaksi: Pemasukan atau Pengeluaran.
4. Isi tanggal transaksi.
5. Pilih kategori.
6. Berikan keterangan.
7. Tuliskan nilai Rp.
8. Ambil foto atau upload bukti (opsional).
9. Klik "Simpan Transaksi".

6.3 Mengedit Transaksi

Hanya transaksi yang bukan otomatis yang dapat diedit. Ketuk item transaksi yang ingin diubah — form edit akan terbuka dengan data yang sudah terisi. Ubah data yang diperlukan lalu klik "Simpan Transaksi".

6.4 Menghapus Transaksi

Buka form edit transaksi, lalu klik tombol merah "Hapus Transaksi" di bagian bawah form. Konfirmasi akan diminta sebelum penghapusan berlangsung.

7Kas Utama — Persepuluhan

Menu Persepuluhan digunakan untuk mencatat penerimaan persepuluhan dari jemaat secara per-individu.

7.1 Filter Persepuluhan

Saat pertama kali dibuka, halaman secara otomatis menampilkan data persepuluhan bulan dan tahun berjalan. Filter dapat diubah berdasarkan Nama, Bulan, dan Tahun.

7.2 Mencatat Persepuluhan Baru

1. Klik tombol "+ Tambah" atau tombol "+" biru di pojok bawah kanan.
2. Pilih tanggal.
3. Pilih jemaat yang mengembalikan persepuluhan.
4. Tuliskan keterangan.
5. Tuliskan jumlah persepuluhan.
6. Tekan Simpan.

7.3 Kirim Notifikasi WhatsApp

Setelah menyimpan data persepuluhan, kotak dialog akan muncul dengan dua pilihan:

• Ya, kirim via WhatsApp — pesan dikirim ke nomor WA jemaat yang ada dalam data Master Jemaat. Jika nomor WA jemaat tidak ada, opsi ini tidak akan muncul.
• Tidak, lewati — tidak mengirim notifikasi via WhatsApp.

7.4 Laporan Persepuluhan

Klik tombol "Laporan" di pojok kanan atas. Dialog akan muncul:

• Klik OK untuk laporan dalam format PDF.
• Klik Cancel untuk laporan dalam format Excel (xlsx).

8Kas Utama — Tabungan Valuta Asing

Halaman ini menampilkan ringkasan seluruh simpanan dalam mata uang asing yang dimiliki gereja.

8.1 Kartu Saldo per Mata Uang

Setiap rekening valuta asing ditampilkan dalam kartu yang memuat: kode dan nama mata uang, saldo terkini, total mutasi masuk dan keluar, serta tanggal mutasi terakhir.

8.2 Riwayat Mutasi Terbaru

Di bawah kartu saldo, ditampilkan 10 mutasi terbaru dari semua rekening valuta asing. Klik link "Lihat semua mutasi →" untuk menuju halaman pengelolaan mutasi lengkap.

8.3 Mengelola Mutasi Valuta Asing

Klik tombol "Kelola Mutasi" untuk menuju halaman Valuta Asing di menu Pengaturan, tempat Anda dapat menambah, mengedit, dan menghapus mutasi serta rekening mata uang.

9Kas Penjangkauan, Sarpras Gedung, dan Pengadaan Mobil

Ketiga menu ini memiliki struktur dan cara penggunaan yang identik. Masing-masing merupakan kas yang terpisah dan tidak saling mempengaruhi saldo satu sama lain.

9.1 Tampilan Halaman

Setiap halaman kas khusus menampilkan:

• Saldo kas terkini di bagian atas.
• Statistik pemasukan dan pengeluaran bulan berjalan.
• Filter berdasarkan bulan dan tahun.
• Daftar seluruh transaksi sesuai filter.

9.2 Mencatat Transaksi

1. Klik tombol "+ Tambah" atau tombol "+" biru.
2. Isi Tanggal, Keterangan, dan Jumlah.
3. Klik "Simpan".

9.3 Laporan Kas Khusus

Klik tombol "Laporan" di pojok kanan atas untuk mengunduh laporan kas dalam format PDF atau Excel. Laporan mencakup seluruh riwayat transaksi beserta saldo akhir.

10Laporan & Statistik

Menu Laporan & Statistik di sidebar dapat diakses oleh semua role termasuk Pengamat. Menu ini terdiri dari dua halaman: Laporan Keuangan dan Statistik Keuangan.

10.1 Laporan Keuangan

Menyediakan fitur cetak laporan keuangan transaksi kas gereja utama dalam berbagai rentang waktu.

Membuat Laporan:

1. Buka menu Laporan & Statistik → Laporan Keuangan di sidebar.
2. Pilih periode laporan (bulan/tahun atau rentang tanggal).
3. Klik "PDF" — laporan akan terbuka di tab baru.
4. Atau klik "Excel" — file langsung diunduh.

Isi Laporan:

• Nama gereja dan periode laporan.
• Saldo awal periode.
• Rincian seluruh transaksi (tanggal, keterangan, kategori, pemasukan, pengeluaran).
• Total pemasukan dan pengeluaran.
• Saldo akhir periode.
• Nama pengguna yang mencetak dan tanggal cetak.

Setelah laporan PDF terbuka, gunakan perintah cetak browser (Ctrl+P / Cmd+P) atau pilih "Save as PDF" untuk menyimpan ke file.

10.2 Statistik Keuangan

Halaman Statistik menyajikan visualisasi grafis tren keuangan kas gereja utama. Tersedia untuk semua role termasuk Pengamat.

Filter Periode:

• 12 Bulan Terakhir — tampilan default, menampilkan data bulan bergulir 12 bulan ke belakang.
• 5 Tahun Terakhir — data dirangkum per tahun.
• Periode Custom — pilih rentang tanggal bebas sesuai kebutuhan, lalu klik "Terapkan".

Kartu Ringkasan:

• Total Pemasukan dan Total Pengeluaran selama periode.
• Rata-rata Pemasukan dan Pengeluaran per bulan.

Grafik yang Tersedia:

• Tren Pemasukan vs Pengeluaran — grafik garis yang menampilkan perbandingan pemasukan (hijau) dan pengeluaran (merah) tiap bulan atau tahun.
• Pertumbuhan Saldo Bulanan — grafik batang saldo akhir tiap periode. Batang biru berarti saldo positif, merah berarti defisit.

Tabel Detail:

Di bawah grafik terdapat tabel rinci yang menampilkan nilai Pemasukan, Pengeluaran, dan Saldo Akhir untuk setiap bulan atau tahun dalam periode yang dipilih.

10.3 Review per Kategori

Masih di halaman Statistik, terdapat section "Review Berdasarkan Kategori" yang menampilkan rincian transaksi dikelompokkan per kategori untuk periode yang aktif.

Cara Menggunakan:

1. Klik tab Pemasukan untuk melihat breakdown pemasukan per kategori.
2. Klik tab Pengeluaran untuk melihat breakdown pengeluaran per kategori.

Informasi yang Ditampilkan:

• Grafik Donut — proporsi tiap kategori secara visual, lengkap dengan tooltip nilai rupiah dan persentase saat diarahkan kursor.
• Tabel — nama kategori, total rupiah, persentase terhadap keseluruhan, dan jumlah transaksi.
• Progress bar — indikator visual cepat proporsi masing-masing kategori.

11Pengaturan

Menu Pengaturan berisi sub-menu untuk mengelola data master yang digunakan di seluruh aplikasi.

11.1 Kategori

Kategori digunakan untuk mengklasifikasikan setiap transaksi kas gereja.

Menambah / Mengedit Kategori:

1. Buka Pengaturan → Kategori.
2. Tambah kategori baru atau ubah keterangan kategori yang ada.
3. Klik "Simpan".

11.2 Valuta Asing

Halaman ini mengelola rekening mata uang asing beserta riwayat mutasi (masuk/keluar) masing-masing.

Menambah Rekening Mata Uang:

1. Klik "Valuta Asing" (tombol kanan atas).
2. Lengkapi Kode Mata Uang, Nama mata uang, dan Simbol.
3. Klik "Simpan Mata Uang".

Mencatat Mutasi Valuta Asing:

1. Klik "Tambah" atau tombol "+" biru.
2. Isi Tanggal, Mata Uang, Keterangan, dan Jumlah.
3. Klik "Simpan".

11.3 Saldo Awal

Saldo Awal digunakan sebagai titik referensi perhitungan saldo kas. Setiap kas memiliki tabel saldo awal masing-masing.

1. Buka Pengaturan → Saldo Awal.
2. Isi keterangan Saldo Awal.
3. Klik "Simpan".

11.4 Master Jemaat

Data jemaat digunakan dalam pencatatan persepuluhan. Setiap jemaat memiliki kode unik dan nomor WhatsApp untuk notifikasi.

1. Buka Pengaturan → Master Jemaat.
2. Lengkapi kode, Nama, dan nomor WhatsApp jemaat.
3. Klik "Simpan".

12Kelola User (Khusus Admin)

Menu ini hanya dapat diakses oleh Admin. Digunakan untuk mendaftarkan, mengubah peran, dan menonaktifkan pengguna.

12.1 Menambah Pengguna Baru

1. Buka menu Kelola User.
2. Lengkapi Nama dan nomor WhatsApp user.
3. Isi alamat email yang akan dipakai login (tanpa kata sandi).
4. Klik "Simpan".

12.2 Mengubah Peran Pengguna

Ketuk nama pengguna di daftar, ubah field Nama atau Role, lalu klik "Simpan". Perubahan berlaku segera pada sesi login berikutnya pengguna tersebut.

12.3 Menonaktifkan Pengguna

Buka form edit pengguna, ubah status menjadi "Nonaktif", lalu simpan. Pengguna yang dinonaktifkan tidak dapat login tetapi data transaksi yang pernah ia catat tetap tersimpan.

13Tips dan Catatan Penggunaan

13.1 Foto Bukti Transaksi

• Format yang diterima: JPG, PNG, GIF, WEBP.
• Ukuran maksimal: 5 MB per file.
• Di ponsel, kamera dapat dibuka langsung saat memilih foto.
• Ikon "📎 Foto" pada daftar transaksi menandakan ada foto bukti terlampir.

13.2 Filter dan Navigasi

• Filter bulan dan tahun berlaku secara independen — Anda bisa memilih "Semua Bulan" untuk melihat data sepanjang tahun.
• Halaman Persepuluhan secara otomatis menampilkan bulan dan tahun berjalan saat pertama dibuka.
• Gunakan tombol Back browser untuk kembali ke halaman sebelumnya.

13.3 Keamanan

• Jangan berbagi akun Google Anda dengan orang lain.
• Selalu klik "Keluar" saat menggunakan perangkat bersama.
• Sesi login akan otomatis berakhir setelah 8 jam tidak aktif.
• Semua aksi perubahan data dicatat dalam log audit sistem.

13.4 Jika Terjadi Masalah

• Muat ulang halaman (refresh) jika tampilan tidak muncul dengan benar.
• Bersihkan cache browser jika ada pembaruan aplikasi yang tidak terdeteksi.
• Pastikan koneksi internet stabil sebelum menyimpan data penting.
• Hubungi administrator jika tidak bisa login atau muncul pesan error.

14Daftar Istilah